Политика обработки персональных данных

Политика составлена по ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — 152-ФЗ) и Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Она описывает, какие персональные данные обрабатывает сервис audio2sum (сайт audio2sum.ru и Telegram-бот @audio2sum_bot), чьи, зачем, на каком основании, как долго, кому они передаются и как уничтожаются.

Понятия «персональные данные», «обработка», «оператор», «обезличивание», «блокирование», «уничтожение» используются в значении ст. 3 152-ФЗ.

1. Оператор

Индивидуальный предприниматель [Фамилия Имя Отчество], ОГРНИП [ОГРНИП], ИНН [ИНН]. Адрес для корреспонденции: [почтовый адрес для писем и претензий]. Регистрационный номер в реестре операторов персональных данных: [регистрационный номер в реестре операторов персональных данных].

Ответственный за организацию обработки персональных данных — индивидуальный предприниматель [Фамилия Имя Отчество] лично.

Связь по вопросам персональных данных: команда /support в боте @audio2sum_bot, раздел «Поддержка» в личном кабинете на сайте или письмо по адресу для корреспонденции.

2. Цели, данные, основания и сроки

Для каждой цели ниже указано, чьи данные обрабатываются, какие, на каком основании из ч. 1 ст. 6 152-ФЗ и сколько хранятся. Для всех целей:

• обработка автоматизированная, с передачей по сети Интернет, действия с данными — в п. 3.1;
• обрабатываются только общие персональные данные. Специальные категории и биометрические персональные данные не обрабатываются (п. 3.2 и 3.5);
• по истечении срока данные уничтожаются в порядке раздела 6.

2.1. Регистрация, вход и ведение аккаунта

• Чьи данные: пользователи сервиса.
• Какие: идентификатор, имя и имя пользователя в Telegram; адрес электронной почты и хеш пароля — если вы входите по почте; реквизиты организации — если вы их укажете; ваша реферальная ссылка и сведения о том, по чьей ссылке вы пришли; дата, время и номер редакции принятых соглашения и согласия; время последнего входа.
• Основание: п. 5 — заключение и исполнение договора; п. 1 — согласие.
• Срок: пока существует аккаунт; после требования удалить аккаунт — до 30 дней.

2.2. Обработка ваших материалов: записей, документов, изображений, статей и текстов

• Чьи данные: пользователи; люди, чья речь, изображение или сведения о которых содержатся в загруженных материалах, в том числе авторы пересланных боту сообщений.
• Какие: записи, документы (PDF, DOCX, TXT, MD), изображения страниц, их названия и ссылки на источник, в том числе на статьи; текст, извлечённый из документов, изображений и статей; тексты, добавленные в подборку; имена авторов пересланных сообщений — так, как их передаёт Telegram; расшифровки и документы; имена говорящих, если вы их укажете.
• Основание: для ваших данных — п. 5, исполнение договора, и п. 1, согласие. Данные других людей мы обрабатываем по вашему поручению как лицо, действующее по поручению оператора (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ), и только для исполнения вашего заказа. Условия поручения — в разделе 6 пользовательского соглашения.
• Срок: файлы записей, документов и изображений — 14 дней; текст, извлечённый из документов, изображений и статей, тексты подборки, расшифровки и документы — 30 дней с момента загрузки.

2.3. Учёт кредитов и расчёты

• Чьи данные: пользователи.
• Какие: история начислений и списаний кредитов; сведения о платежах: сумма, дата, статус, номер операции; адрес почты или телефон для кассового чека.
• Основание: п. 5 — исполнение договора; п. 2 — обязанности по Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ, Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ и Налоговому кодексу РФ.
• Срок: 5 лет после окончания года, в котором прошла операция.

2.4. Поддержка и ответы на обращения

• Чьи данные: пользователи; люди, обратившиеся к оператору.
• Какие: идентификатор в Telegram или адрес почты, имя, тексты обращения и ответа, их дата.
• Основание: п. 5 — исполнение договора; п. 1 — согласие; п. 2 — для обращений о персональных данных ответ обязателен по ст. 14 и 20 152-ФЗ.
• Срок: 3 года с даты обращения. При удалении аккаунта обращения удаляются вместе с ним; обращения о персональных данных остаются в журнале учёта обращений — дата, суть и что сделано.

2.5. Уведомления о работе сервиса

Результат готов, изменились условия, пришёл ответ поддержки.

• Чьи данные: пользователи.
• Какие: идентификатор в Telegram, адрес почты.
• Основание: п. 5 — исполнение договора.
• Срок: пока существует аккаунт.

2.6. Безопасность и работоспособность сервиса

• Чьи данные: пользователи и посетители сайта.
• Какие: IP-адрес, время и адрес запроса, данные браузера — в журналах веб-сервера; идентификатор аккаунта и задачи — в журналах приложения.
• Основание: п. 7 — законные интересы оператора в защите сервиса.
• Срок: журналы веб-сервера — 14 дней, журналы приложения — 30 дней.

2.7. Подтверждение уничтожения данных

• Чьи данные: пользователи; люди, чьи данные были в удалённых материалах.
• Какие: идентификатор аккаунта или материала, что уничтожено, когда и по какой причине — без содержимого материалов.
• Основание: п. 2 — обязанность подтверждать уничтожение (ч. 7 ст. 21 152-ФЗ, приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179).
• Срок: 3 года с даты уничтожения.

2.8. Реклама и новости сервиса

Только тем, кто отдельно на это согласился; без согласия сервисом можно пользоваться так же.

• Чьи данные: пользователи, давшие согласие на получение рекламы.
• Какие: подтверждённый адрес почты, идентификатор и имя в Telegram, дата подписки, сведения о доставке сообщений.
• Основание: п. 1 — согласие; ст. 15 152-ФЗ и ч. 1 ст. 18 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе».
• Срок: до отказа от рассылки. Сведения о подписке и отказе — год после отказа, о доставке сообщения — год после отправки: ими подтверждается, что реклама отправлялась с согласия.

Отказаться можно в один клик: ссылкой в письме, кнопкой под сообщением бота, командой /news или в настройках на сайте. Рассылка прекращается сразу.

2.9. Документ по ссылке

Только если вы сами создали ссылку на документ на сайте или в боте и отправили её кому-то (п. 3.7 пользовательского соглашения).

• Чьи данные: пользователи; люди, о которых говорится в документе и расшифровке.
• Какие: документ, а если вы отметили это при создании ссылки, — и расшифровка: реплики с именами говорящих и временем, без самой записи. Имя, адрес почты и данные Telegram пользователя, название исходного файла по ссылке не показываются. О самой ссылке хранятся даты создания, окончания и отключения, число открытий и время последнего. Сама ссылка хранится только в виде необратимой свёртки (хеша): восстановить её по нашей базе данных нельзя.
• Кто видит: любой, у кого есть ссылка, без входа в сервис. Кому её отправить, решаете вы.
• Основание: для ваших данных — п. 5, исполнение договора: ссылка создаётся и работает по вашей команде. Данные других людей показываются по вашему поручению (раздел 6 пользовательского соглашения); за то, кому вы передали ссылку, отвечаете вы.
• Срок: ссылка работает до того, как вы её отключите, но не дольше 30 дней и не дольше, чем хранится сам документ (п. 2.2). Удаление документа по кнопке, по сроку или вместе с аккаунтом отключает ссылку сразу. Сведения об отключённой или истёкшей ссылке удаляются в течение суток.

О тех, кто открывает ссылку, мы сведений не собираем: не храним их данные вместе со ссылкой и не ставим им cookie, а считаем только, сколько раз ссылку открыли. IP-адрес любого посетителя сайта, в том числе открывшего ссылку, записывается в журнал веб-сервера для защиты сервиса (п. 2.6).

3. Как обрабатываются данные

3.1. Обработка автоматизированная. Данные собираются, записываются, систематизируются, накапливаются, хранятся, уточняются, извлекаются, используются, передаются лицам из раздела 4, обезличиваются, блокируются, удаляются и уничтожаются.

3.2. Как обрабатывается запись. Речь распознаёт программа на оборудовании оператора в Российской Федерации. Внутри одной записи реплики разных людей разделяются и помечаются как «Спикер 1», «Спикер 2». Голос не используется для установления личности: мы не строим голосовых отпечатков и не сопоставляем говорящих по голосу ни между записями, ни с людьми. В подборке из пересланных сообщений Telegram реплики подписываются именем отправителя, которое Telegram передаёт вместе с сообщением, — голос для этого не используется. Поэтому биометрические персональные данные не обрабатываются.

3.2.1. Как обрабатываются документы, изображения и статьи. Текст из PDF с текстовым слоем, DOCX, TXT и MD извлекается программой на серверах в России. Текст на изображении и в скане без текстового слоя распознаёт программа на компьютере оператора в России. Изображения используются только для распознавания текста на них: лица и другие признаки внешности не анализируются, не сравниваются между собой и с людьми, поэтому биометрические персональные данные не обрабатываются и здесь. Статья по ссылке скачивается с сайта, где она опубликована; из страницы сохраняется только основной текст.

3.3. Перед составлением документов текст расшифровки или документа обезличивается автоматически. Имена людей, названия организаций и мест, телефоны, адреса почты, номера банковских карт и ИНН заменяются обозначениями вида [ЛИЦО_1], [ТЕЛЕФОН_1]. Таблица соответствий хранится только в нашей базе данных в России. Замена выполняется программой и может пропустить отдельные сведения, например необычную форму имени.

3.4. Мы не просматриваем материалы, расшифровки и документы вручную и не используем их для обучения моделей. Исключения — ваше обращение в поддержку с просьбой разобраться с конкретным материалом, обращение человека, чья речь или сведения о котором есть в материале (п. 7.3), и случаи, прямо предусмотренные законом. Служебные отчёты о проверке документа, где могут встречаться отдельные его фразы, доступны оператору для поиска ошибок.

3.5. Специальные категории персональных данных сервис целенаправленно не обрабатывает. Пользователь обязуется не загружать материалы, основное содержание которых составляют такие сведения, и не загружать фотографии людей: изображения нужны только ради текста на них.

3.6. Если Министерство цифрового развития РФ направит требование предоставить обезличенные персональные данные (ст. 13.1 152-ФЗ), оператор обезличит их по требованиям, методам и правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 01.08.2025 № 1154.

4. Кому передаются данные

Лица, которым поручена обработка, обязаны соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность данных (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ) и используют их только для указанной цели. Запросы к языковой модели отправляются с запретом их сохранения у поставщика, и для обучения моделей они не используются. Данные банковских карт вводятся на стороне платёжного сервиса, мы их не получаем.

5. Где хранятся данные

База данных, записи, документы, изображения, извлечённый из них текст, расшифровки и документы хранятся и обрабатываются на серверах и компьютере оператора в Российской Федерации. Требование ч. 5 ст. 18 152-ФЗ о записи, систематизации, накоплении, хранении, уточнении и извлечении персональных данных граждан РФ с использованием баз данных в России выполняется. Бот работает через мессенджер Telegram: если вы им пользуетесь, сообщения проходят через Telegram. Сайт работает без него.

6. Уточнение, блокирование и уничтожение

6.1. Сроки — по ст. 20 и 21 152-ФЗ:

• неточные данные. С момента вашего обращения данные блокируются на время проверки, если это не нарушает ваши права или права других людей. После подтверждения мы уточняем их в течение 7 рабочих дней и снимаем блокировку;
• данные получены незаконно или не нужны для заявленной цели — после того как вы это подтвердите, они уничтожаются в течение 7 рабочих дней (ч. 3 ст. 20);
• неправомерная обработка. Данные блокируются с момента обращения или выявления, обработка прекращается в течение 3 рабочих дней. Если сделать её правомерной нельзя, данные уничтожаются в течение 10 рабочих дней;
• цель достигнута — данные уничтожаются в течение 30 дней. Сроки хранения из раздела 2 короче или равны этому сроку, кроме данных, которые закон обязывает хранить дольше;
• отзыв согласия — обработка прекращается, данные уничтожаются в течение 30 дней, если для обработки нет других оснований из ч. 1 ст. 6 152-ФЗ;
• требование прекратить обработку (ч. 5.1 ст. 21) — обработка прекращается в течение 10 рабочих дней. Срок может быть продлён ещё на 5 рабочих дней, если мы сообщим причину;
• уничтожить в срок невозможно — данные блокируются и уничтожаются в течение 6 месяцев, если иной срок не установлен федеральным законом.

Об устранении нарушений и об уничтожении данных мы сообщаем тому, кто обратился, а если запрос пришёл от Роскомнадзора — и Роскомнадзору.

6.2. Как уничтожаются данные. Записи, документы, изображения, извлечённый из них текст, расшифровки и документы удаляются из базы данных и хранилища файлов программой: по истечении сроков — автоматически, по запросу — сразу. В резервных копиях базы данных они остаются не дольше 14 дней: копии используются только для восстановления после сбоя и стираются по истечении этого срока. Данные аккаунта уничтожаются обезличиванием: запись об операциях, которые закон обязывает хранить, остаётся без сведений о человеке.

6.3. Уничтожение подтверждается актом и выгрузкой из журнала событий в соответствии с приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. Акт и выгрузка хранятся 3 года.

7. Ваши права

7.1. Вы вправе:

• бесплатно получить сведения об обработке ваших персональных данных и ознакомиться с самими данными;
• потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить данные, если они неполные, устаревшие, неточные, получены незаконно или не нужны для заявленной цели;
• потребовать прекратить обработку;
• отозвать согласие на обработку;
• обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре или в суде, требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда (ст. 24 152-ФЗ).

7.2. Как обратиться. Лично или через представителя. Через команду /support в боте или раздел «Поддержка» на сайте: вас идентифицирует ваш аккаунт. Или письмом на адрес [почтовый адрес для писем и претензий]. Письменный запрос должен содержать сведения, предусмотренные ч. 3 ст. 14 152-ФЗ: документ, удостоверяющий личность, сведения о ваших отношениях с оператором (например, имя пользователя в Telegram) и подпись. Представитель прикладывает доверенность.

7.3. Если вы не пользователь, но ваша речь или сведения о вас есть в чьей-то записи или документе, напишите по тем же каналам, что это за материал: кто, когда и о чём его загрузил. Мы найдём его и удалим, а если найти не удастся, сообщим об этом.

7.4. Сроки. Ответ — в течение 10 рабочих дней. Срок может быть продлён ещё на 5 рабочих дней, если мы сообщим причину. Остальные сроки — в разделе 6. Данные, которые закон обязывает хранить, например о платежах для бухгалтерского и налогового учёта, хранятся до конца установленного срока.

7.5. Удалить свои материалы, их текст, расшифровки и документы можно самостоятельно в любой момент — в боте или на сайте. Отключить ссылку на документ — тоже: на странице документа или кнопкой под сообщением со ссылкой в боте. Неиспользованные оплаченные кредиты при удалении аккаунта возвращаются по п. 4.6 пользовательского соглашения.

8. Как защищены данные

8.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, предусмотренные ст. 18.1 и 19 152-ФЗ:

• назначен ответственный за организацию обработки персональных данных (раздел 1);
• эта политика опубликована, обработка регулируется внутренними документами оператора;
• проводится внутренний контроль соответствия обработки закону и этой политике;
• оценивается вред, который может быть причинён субъектам при нарушении закона, по требованиям приказа Роскомнадзора от 27.10.2022 № 178;
• уровень защищённости данных определяется по постановлению Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119;
• к данным допускаются только лица, которым это нужно для работы, ознакомленные с требованиями закона и этой политикой и обязавшиеся не разглашать данные.

8.2. Данные передаются только по зашифрованному соединению. Серверы связаны частной сетью, лишние порты закрыты межсетевым экраном, доступ к серверам — только по ключам. Пароли хранятся в виде хеша Argon2id. Действия администратора записываются в журнал. Материалы и расшифровки удаляются автоматически по срокам, а перед передачей языковой модели текст обезличивается. Серверы размещены в центрах обработки данных АО «Селектел» под их физической охраной. Речь и текст на изображениях распознаются на компьютере оператора в России: запись, скан или изображение передаются на него по зашифрованному соединению и стираются с него сразу после распознавания.

8.3. О неправомерной или случайной передаче персональных данных, нарушившей права субъектов, оператор уведомляет Роскомнадзор: в течение 24 часов — об инциденте, его причинах, вреде и принятых мерах, в течение 72 часов — о результатах расследования (ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ).

9. Файлы cookie

Сайт устанавливает только технические cookie, без которых невозможен вход: сессия (15 минут) и её продление (30 дней). Аналитических и рекламных cookie нет. Если вы входите через Telegram, виджет входа загружается с telegram.org и работает по правилам Telegram.

10. Изменения политики

Новая редакция публикуется на этой странице с датой вступления в силу. Если изменения требуют нового согласия, мы попросим его при следующем входе в бот или на сайт.